开 栏 语
商法知识服务于商事实践，公司法务人员处在商法知识与商事实践的交汇点与最前沿。法务人员在处理日常法律事务和风险管理过程中，虽无法庭上的唇枪舌剑，却也时常遭遇商与法的权衡取舍，更加需要具有可操作性的技巧和方法。
李建伟商法工作室成立以来，致力于分享商法理论知识，并始终强调回归实践，故工作室特辟『第一公司法务』专栏，为公司法务人员提升专业技能和深化法律理解提供更细致的指引。
董事会作为公司组织机构的核心，其每一次会议决策都有可能影响公司的发展与未来走向。为确保会议的程式性、透明性、公正性与可追溯性，董事会会议记录的制作显得尤为重要。
根据《公司法》第七十三条第四款、第一百二十四条第三款，两类公司的董事会均应当对所议事项的决定作成会议记录，并由出席会议的董事在会议记录上签名，此处对其中要点说明如下：
1. 会议记录的制作主体
董事会举行会议时，会议的召集人、主持人（通常是董事长）或董事会秘书安排的专门工作人员应对会议做好记录。会议记录的制作应由熟悉公司事务的人员进行，以提高记录效率，并尽可能确保记录的准确性与完整性。
2. 会议记录的内容
已废止的《上海证券交易所上市公司董事会议事示范规则》第二十六条曾规定，上市公司董事会会议记录应当包括以下内容：
（1）会议届次与召开的时间、地点和方式，例如第几届董事会第几次会议、会议的日期、地点以及是现场会议还是电话会议等；
（2）会议通知的发出情况，具体应记录会议通知的发送方式与时间，以确保所有董事都已被正式、恰当地通知到会；
（3）会议召集人和主持人；
（4）董事亲自出席和受托出席的情况；
（5）会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见；
（6）每项提案的表决方式和表决结果，例如采投票表决还是举手表决、议案是否通过（以及其中赞成票、反对票和弃权票的票数）；
（7）与会的董事认为应当记载的其他事项。
实际操作中，如果董事会全体成员对议案均持相同意见，例如全体赞成或者全体反对，则没必要逐一列明每个人的投票结果；若有个别董事持有不同立场，其表决结果可以单列；若董事们立场迥异（例如各“派系”势均力敌，同时存在赞成、反对、弃权多种立场，甚至日后的争议已经可预见），则需要在会议记录中详细列明每个人的投票选项。
至于非上市公司，其会议记录未必需要如此规范详尽，但至少应包括会议的时间、地点、出席人员、决议事项以及表决结果等。当然，从提高公司治理规范性的角度，如条件允许，非上市公司亦当“见贤思齐”，尽可能参照上述内容完善会议记录，以免事后因记载不全而引发争议。
3. 签名确认
会议记录完成后，出席会议的所有董事应当签名确认。董事在签名前也可以要求在会议记录上对其发言内容作进一步的说明性记载；如对记录内容有异议，也可以在签字时进行书面说明。除董事外，参会的董事会秘书以及负责会议记录的工作人员通常也应当签名确认。
公司实践中，如各方立场对立激烈，可能会发生出席董事不愿意签名确认的情况。从事前预防的角度，为了避免类似情况引发日后的争议，公司可以在章程中明确，“董事既不签字确认，又不对其不同意见作出书面说明的，视为同意会议记录的内容。”
其一，会议记录的保管。
公司应根据司情在章程中明确会议记录的保管期限。会议记录的主要功能在于方便事后追溯会议的具体情况，基于纠纷发生的不定期性，公司应尽可能保存较长的时间。例如，大部分上市公司会在公司章程中规定，“董事会会议记录作为公司档案保存，保存期限不少于10年。”
其二，会议记录的置备与查阅。
对于股份公司，第一百零九条规定公司应当将董事会会议记录置备于本公司。同时第一百一十条第一款规定，股东有权查阅、复制董事会会议决议。对于有限公司，第五十七条规定股东有权查阅、复制董事会会议决议，但并未提及会议记录。
董事会会议记录在公司治理中有着重要的作用，其不仅是公司内部管理的基本文件，也是董事履职情况的重要证明。规范、详实的董事会会议记录有助于规范公司治理，降低法律风险。具言之，董事会会议记录的价值包括：
1.通过会议记录上的董事签名，可以清晰判断董事会会议是否满足定足数要求。公司法规定董事会应当有过半数的董事出席方可举行，否则将导致董事会会议存在严重的程序瑕疵，进而导致相关决议不成立。
2.股东可通过查阅会议记录了解董事的履职情况，以确定董事是否存在违信行为。通过审查会议记录，股东可以了解董事出席会议的情况、在决策过程中的立场以及最终的表决结果，进而评估董事是否已尽忠实勤勉义务。
3.确定董事是否存在免责情形。
《公司法》第一百二十五条第二款规定，“董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程、股东会决议，给公司造成严重损失的，参与决议的董事对公司负赔偿责任，但是，经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。”若会议记录中载明董事未参会、中途离席、回避表决亦或表决时投反对票、弃权票，都是董事免除赔偿责任的情形。当然，若特定董事“常态化缺席”，则将构成对勤勉义务的违反。
同时，虽第一百二十五条是针对股份公司的规定，但在法理上自然也适用于有限公司。举例来说，当董事面临一个可能违法的决议，为了避免事后担责，既可以选择迎难而上、旗帜鲜明地表示反对；也可以选择委婉表达意见后投出弃权票；还可以选择知难而退，直接不参加会议，或者在会议进行过程中找借口离开。但无论选择何种方式，董事都应确保其反对或弃权意见被明确记载于会议记录，这在日后可能将成为董事免责的关键证据。
本系列往期回顾（点击即可查看）