为加强公共资源交易档案的电子化管理力度，确保电子档案真实完整、安全可用，泰安市公共资源交易中心岱岳分中心锚定档案管理规范化、信息化和科学化目标任务，按照“整体布局、分层推进、试点先行”的工作原则，建设完成市域内首个专业化电子档案室，积极推动电子档案智能刻录新模式，目前刻录光盘145个，归档项目材料324项，音视频资料下载2350个小时，开创了档案管理工作新局面。
完善基础设施，强化管理场所建设。做好规划设计。按照“五防”要求，对接专业人员进行实地测量，精准设计打造面积66㎡电子档案室，科学设置存储、刻录、办公、自助服务、视频拷贝等分区模块，实现一站式闭环管理。强化要素集成。综合场地大小和交易档案数量，先期配备2个高标准光盘档案柜，存储档案数量达上万份，充分满足全区电子档案存放和管理需求，同时配备专用电脑5台、自动刻录机、打印机各1台，便于项目资料整理归档。提高借阅效率。建设自助服务区，简化办理流程，实现档案收集、整理、归档、审核、密级鉴定、借阅、借调、检索等业务的全过程线上办理，做到分类明确、纲举目张。
突出数字赋能，推进智慧档案建设。信息自动归集。运用OCR图像文字识别、数据交互等技术手段，将电子管理系统、电子交易系统、电子评标系统、远程异地评标系统、音视频监控系统进行网络对接，实现项目从进场、发布招标采购公告到投标、开标、评标、合同签订，全过程产生的所有交易文件、图纸、清单附件、开评标信息、中标信息、音视频等资料的自动化归集。数据智能刻录。配套安装了刻录管理系统、自动刻录机、光盘库等硬件，将项目的招标、投标、开标、评标的全流程电子文件以及开评标的音频视频资料等进行自动读取并智能刻录，实现“一标一档”智能归档管理及存储管理场景自动化。存储安全可靠。树立长远眼光，选用存储寿命更长、数据保存更安全、成本更节约的蓝光存储光盘作为存储介质，应用身份认证、电子印章、数字签名、版式文档等技术确保电子档案的真实性、可用性、安全性，实现电子档案异地异质备份保管存储安全稳定。
健全机制保障，提升档案管理水平。明确制度规范。先后制定出台《电子档案管理规范》《档案查询管理规范》等内控制度，规范材料归档、档案保管、档案借阅、档案移交等工作，认真落实档案管理的各项规定，确保入库案卷“件件依规范、宗宗有保障”。实施专项管理。抽调业务骨干，安排专人负责，做到专室保管、专柜保存、专人管理，保证电子档案管理机制的规范化运行，形成档案工作有人管、事情有人办、质量有监督的长效机制。建立通报机制。按照档案管理有规可遵、有章可循、规范有序的工作要求，对电子档案管理情况进行周总结、月通报，不断提升归档文件的管理力度，为推动电子档案室建设、运转提供了有效支撑。
（大众新闻记者 曹儒峰 通讯员 冯彦）
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