如何用3个文件夹管理600万字笔记?

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本文来自微信公众号:王智远,作者:王智远,原文标题《AI搜索联想:空间、地图、任务》,题图来自:AI生成

周末,写完了一篇知识库的小绿书。

一个朋友跑来问我:“你那个600万字的笔记库怎么管理的?不会乱吗?”还问我工作流是什么样。

他挺感兴趣,主要因为他也在用笔记软件,但觉得内容不多,处理起来却很麻烦。

我经常用的软件是Obsidian,不过也会用其他的,但只用三个文件夹搞定了这一切;我认为用哪个软件并不重要,重要是要有一套思维模型。

什么样的思维模型?我给它起了个名字,叫ACE模型。

聊模型之前,想先澄清一个小问题:很多人好像习惯了“文件夹思维”。所谓文件夹思维,就是看到文件夹就想给它起个名字,然后只当文件夹用。

比如:你打开一个笔记软件,可能会想建一个叫“哲学”的文件夹,或者“物理”“化学”之类的。

这种习惯会导致我们不管写什么笔记、找什么文件,之后所有相关的都要放进去。

即便有些知识管理软件没有文件夹,有些人也会把标签当成文件夹来用;所以,这种思维方式,我们必须从脑子里摆脱掉。

而摆脱的唯一方式是把它抽象出来,不做分类思维,而是将其作为一个库,什么是库?简单讲,库里能放笔记、能放文件,也能放音频。

那么,放下文件夹思维后,应该关注什么呢?其实,不管你用哪个笔记软件或知识库,它们都是三维的。

所谓三维,即任何信息,人都可以在一个空间内根据层次性(Depth)、关联性(Breadth)、时间性(Timeline)来组织。

层次性指一个空间内,信息可以深入挖掘,不同内容之间有主次关系,就像写文章时会有段落和细节;同时,信息可以通过链接和标签进行深度关联,人则可以通过沟通工具相互连接,形成一个整体网络。

关联性是指不同信息之间通过链接、标签相互联系,形成一个广泛的网络结构,帮助我们理解和整合知识。

时间性指信息随着时间积累,形成一条时间线,方便我们回顾和跟踪。

这些软件的本质,就是在一个空间内提供诸多工具,把这些维度链接起来,一方面帮助我们完成任务(项目),另一方面,随着时间推移,沉淀数字资产,提升协同效率。

如果还是不明白,我举个例子:

在公司里,我们用飞书、用钉钉,目的是让一群人在这通过工具来完成某个项目。

对个人来说也是一样的,用印象笔记或flomo,是为了用这个空间内的工具记录信息,最终服务于某个任务。

如何将一款笔记软件用出“空间感”?我提出一个模型:ACE模型(Atlas、Calendar、Efforts)

“Atlas”这个词源于希腊神话中的擎天神阿特拉斯,他因惩罚被迫永远肩负天空。在现实中,“Atlas”通常让人联想到地图集,即一个集合了各种地图和地理知识的工具。

在我的 Obsidian 中,Atlas是一个特殊的文件夹,用来存放各种杂乱的原子笔记、文档、音频、视频;当然,这里还包括把一张张笔记串联起来的索引卡。

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图示:用一个面板建立一个链接卡片,调动Atlas中所有内容

索引卡像节点,能够清晰地展示每个笔记的位置和关联。

简单来说,Atlas 像一个卡片库,既可以是独立的单张笔记,也可以是由多张笔记组成的集合;它就像“地图的地图”,也就是 MOCs(Map of Contents)笔记,用来搭建整个笔记体系的框架。

那么,Calendar是什么?

从字面上看,它是日历。你点开日历,可以用它创建任务、安排事情,很多软件都会用到这个概念;它的关键是时间思维,把任务、事件放到时间轴上,随着时间流动,一切都变得清楚直观,方便你管理和跟进。

那么,看到这里,你可能会好奇:同样是文件夹,我在笔记软件中建立一个Atlas和一个Calendar,它们到底有什么区别呢?

还记得我提到的三维概念吗?信息和人可以按照不同的层次进行组织和关联。

Atlas文件夹更像一个“大仓库”,专门存放各种“notes”。这些“notes”按照内容分类,而不是按照时间,无论你想写什么卡片笔记,都可以放进去,不受时间限制,非常自由。

多得实在没办法了,就用标签链接一下它们。

Calendar文件夹则完全不同。它围绕时间展开,比如:今天的会议记录、今天和某人的聊天内容,这些都可以归到Calendar里。

这样,日后需要查找时,只要回到特定的日期,就能快速找到对应的内容。

简单来说,Atlas关注内容组织,而Calendar则围绕时间轴展开。这两者结合起来,可以让信息更有条理、更高效。

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图示:Calendar中链接,全都是以时间为主调动库中内容

对于Efforts,我定义它为:努力。

无论是个人还是组织,每天都会有各种任务和项目。在公司里,努力像一种协作,每个人完成自己负责的部分,最终推动整个项目的完成。

对个人来说也是一样。每天的任务、计划和执行,都是努力的体现。在Efforts文件夹里,我会存放各种任务和项目,用它来记录和管理我的行动和进展。

比如突然接到一个选题。对于这个任务,我会把标题和主旨思想记录到Efforts文件夹里,它会直接形成一个清单(list)

如果还有一个新的项目需要开展,类似于一个合作计划,一个线下演讲,我也会放进去,看看它缺什么,随时补充;如此一来,无论是零散的任务,还是复杂的项目,都能在这里得到清晰的管理和跟进。

那么,如何管理任务呢?一种方法是结合Calendar(时间)和优先级。

每当我新建一个任务时,会给它打上1~10的数字,以此表示优先级,并设定开始时间。如果临时接到一个紧急需求,比如:整理一份报告,我也会快速为它设置优先级。

通过优先级,系统会自动排序,这样我就能清楚地知道每天该先做什么、后做什么了。

对于紧急的任务,我通常采用自上而下原则。即从整体出发,先明确全局,再逐步推演每一步需要做的事情,这就像在公司里,部门领导会先确认主要目标,然后,再将具体任务分配到大家手里。

拿我来说,当有一个选题要做时,我会思考选题要传递的核心思想,这是主要研究的基础方向;接下来,会围绕主旨设定具体的行动。

比如:需要找哪些人交流、需要哪些数据支持,或者有哪些相关领域需要深入了解等。对于聊完、已经消化的信息,我会放到Atlas里。

Atlas像个仓库,所有我采访过的、调研、学习过的、碎片化资料都在里面,需要用时,直接搜关键字即可。

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图示:Efforts排列各种任务,调动Atlas和Calendar空间内的内容‍‍‍‍

那么,自下而上该怎么做呢?

它有点像搭积木。我们先从地上捡起一块块小积木,这些积木可能是信息、数据或者想法。然后把积木拼在一起,尝试看看它们能搭成什么样的大城堡。

接着,根据手头信息,我们逐步搭出一个框架,就像列出一个大纲一样,大纲可以告诉我们,先讲什么,再讲什么,整体逻辑如何展开。

有了大纲后,就可以开始组织整体,把收集到的信息和分析融入进去,过程中,改一改、修一修,反复打磨,最终完整成型为一个产品。

有一个关于我的例子是:做AI强壮手册。一开始,我并没有明确动机,也没有这个想法。只是每次学习完AI相关的内容,都会随手记录下来。

就这样,时间一晃过去一年半。当我整理这些内容时,发现已经积累了这么多内容。于是,我直接在Efforts里给这个项目立项,开始系统化地完善它。

所以有两点:

1. ACE模型是一个可以穿越任何信息管理类软件的思维方式;不对。准确来说,是穿越笔记管理,因为信息管理不止于笔记。

可能还有文档管理、代码管理、任务管理、项目管理……

2. 有效结合自上而下、自下而上的工作法,能让我们接受任务后,更快速地落地。

这就是我用三个文件夹管理600多万字(包括信息)的心得。听起来有点复杂?索性更简单地把它总结成:

信息管理忽略时间,靠标签和链接去组织,文件夹就像一个地图集(Atlas)、一个仓库,里面可以随意存放任何内容,只要是你想记录的,都可以放进去。

Calendar是你的时间线,这里的内容必须以时间为索引,而不是以“物”为主;Efforts是任务或项目中心。它围绕任务展开,利用时间线和Atlas里的素材,把行动和成果连接起来、

这三者配合,表面看是信息管理的工作流,实际上,是一套解决问题的工作流,要不试试看?

如果你是个AI产品经理,能搞懂这一套,那对事物、空间和项目的三维理解肯定和别人不一样,做的产品也不同。

写到这,我突然想到了一个新问题:AI搜索。

月之暗面创始人杨植麟曾说过,AI搜索的本质在于加速信息获取效率。他说过,AI模型像一个接口,能够更高效地连接用户与所需信息。

AI搜索通过模拟人类的推理思考过程,可以多级分解复杂问题,执行深度搜索,并即时反思改进结果,帮助我们更高效地完成复杂的搜索调研任务。

所以,AI搜索就像一个按钮,你一按,就能从网上找到你想要的东西。但问题在于,现在的搜索只有“工作”,没有“流”。也就是搜索完成后,我们常常要拿着结果,切换到另一个地方才能继续使用。

类似于,你搜集资料后,还得切换到文档工具去做报告,或用AI写了代码后,还得切换到开发环境去,这个流程总是割裂的。

如果有一个三维空间,里面整合了各种工具包,你可以直接在里面写代码、修图、做项目,是不是更让人期待?

更进一步,如果这个三维空间还能把人连接起来,大家可以协作完成任务、推动项目,再配上一套时间管理工具,整个工作流会变成什么样?

我不知道具体答案,但觉得潜力巨大。

反过来想,如果一个专注于“空间”的产品,将空间作为载体,结合协同工具,它会变成什么样?类似于网盘加协同,是否会演化成一个类似Calendar+Efforts形态,把时间管理和任务协作融合到一起?

再或者,一个专注于“工具”的产品,融入了“空间”的概念,又会带来怎样的变化?

比如:WPS加上空间,不仅能编辑文档,还能在同一个空间中组织资料、链接任务、协作,是不是会让工具变得更加立体化,具有延展性?

当然,这些想象力巨大的产品,会成为他们的新曲线吗?

我不敢定义。不过,在思维层面,这套方法论已经被我从上帝视角中抽离了出来,不仅在obsidian中,我的Macbook 文件管理也是这样做的,用了很久。

至于AI搜索、空间等产品出现后,他们能不能联合到一块?我就不知道了。

本文来自微信公众号:王智远,作者:王智远

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