1.简洁不意味着简短
你可以写出一份1500字的备忘录,依然保持简洁。你也可以写出一份150字的备忘录,却显得空洞无物、漫无边际、拖沓冗长。
不要将简洁与字数混为一谈。简洁是指用词精炼。是最大化利用你的文字“空间”——关键在于密度,而非绝对长度。
2. 追求过度简洁可能会损害信息的完整性
有很多人因为信息太长而失去耐心,但是,有时候必要的细节反映了情况的复杂性。在这种情况下,过度追求简洁可能会损害信息的完整性和深度。
3.有些想法就是无法再简化了
当你试图将一个话题简化到超出其合理范围时,就有可能歪曲原意。如果你写了一份简短的备忘录,但遗漏了关键信息,很有可能会导致误解,进而引发决策错误。
4.简洁是手段,而非目的
你的目标是实现有效沟通,因此你应该使用恰到好处的字数。
关键在于学会区分核心信息和辅助细节。核心信息是传达主要观点所必需的,而辅助细节则有助于增强理解,但并非总是必不可少的。在准备沟通内容时,首先要明确哪些是核心信息,然后围绕这些信息构建论点。对于辅助细节,可以根据受众的需要和沟通的情境来决定是否包含以及包含多少。
清晰的思路是决定能否真正做到简明扼要的关键——
有时候,想要做有针对性的、简洁而精准的表达,这需要花点时间来理清自己的思路。哪怕想法杂乱无章,有时甚至表达的同时还要思考,但是我们对自己要有耐心。你可以尝试写下来——写作是一种强制的思考,它既能帮助你理清思路,同时又能激发新的、更好的想法。
如果你能践行以下原则,就能提高思考的效率和精准表达的能力:
01
弄清要点
“弄清要点”是一个多步骤的操作,你需要:
有时人们表达啰嗦,是因为跟着意识流,想到哪说到哪,信息没有主次之分,甚至没有逻辑——对方也不知道你最想强调的是什么——因为信息的权重相同。
想要快速完成以上所有步骤,往往取决于你对材料和话题的熟悉程度。
现实中,有时可能需要连着开好几个会,准备时间有限,这时更重要的可能是让自己专注下来,会前整理一下思绪。即便只是短短几秒钟的准备,也能对接下来的会议产生积极影响。比如问问你自己:
02
尽量用2~3句话陈述主要观点
如果只用1句话,你可能会因为想要找到“完美”的那句话而陷入分析瘫痪;如果是10句话,很容易变成长篇大论,失去控制。
但用2~3句话,会迫使你陈述核心论点以及你对听众的期望。这两三句话不需要涵盖一切,而是预先框定对话的方向,为你和听众对话“争取时间”。
03
可以不按时间顺序解释事件
事情的经过的确是有先后顺序的。但这样解释事情并不一定是最好的方式。
当你先说出重点时,你会立刻显得更加专业、有策略且条理清晰。尽量简化背景,跳过每个步骤的详细描述(如果对方有疑问,你可以随时补充)。
04
提醒自己缩短表达时间
大多数人一开始都抱着简明扼要的良好愿望。但在不知不觉中就开始滔滔不绝,扯得太远,最后失去重点。
这很常见。所以你要在沟通中时刻提醒自己:
05
提高对形势的敏感度
滔滔不绝地说话会让人觉得你资历尚浅。想象一下你敬佩的管理者——他们说话时通常不匆不忙,会在话语间自然地停顿、呼吸。
当你侃侃而谈时,确实很难停下来,但要尽量给别人机会参与进来。
06
不要过于简洁
过于简洁也可能会带来问题。你可能会想,“太简洁也无妨,对方大不了直接向我提问就好。”
是,也不是。
关键信息应当主动提供,而无需等别人来问。
不要强迫他人费力地从你这里一点点挖掘基本信息,这样做既懒惰又不负责任。即使你解释得很好,人们仍然会有问题:一方面你的解释可能没有你想象中那么到位;另一方面,他们会提到一些你没有涉及的方面。当你主动涵盖基础信息时,实际上是在帮助他们提出更好、更深入的问题。
07
书面交流中,“要点在上,背景在下”
或许你疑惑的是:“如果A事件的细节真的很重要,怎样才能做到精准简要?难道我不应该分享这些细节吗?”
有时,背景和解释确实与你的核心结论同样重要。这就是建议使用“要点在上,背景在下”这种结构的原因。这其实是对商业界常说的BLUF(Bottom Line Up Front,结论先行/先结论后细节)的一种演变。
主动将要点与背景分开,能让读者首先迅速理解你的核心观点,然后再深入了解更多细节。
这样安排让读者有自主选择权,他们可以根据自己的需要决定阅读多少背景信息。
08
对于较长的口头交流,可使用一些“话语路标”
在书面交流中,读者可以按照自己的节奏快速浏览,重读需要再次理解的内容,并看到页面的整体结构,从而了解接下来的内容。然而,在口头交流中,听众会受限于你的语速和你逐句透露的信息。因此,预先为对话设立框架会非常有帮助——提前告诉听众你要带他们去哪里。
具体举例来说:
09
提供详细说明的选项
不要只说“有什么都可以问,我可以具体解释”。
这样一来,“问出好问题”的责任和可能性都交给了对方。作为负责人,其实你才是最了解问题的人,应该主动决定要分享哪些内容。你可以说:
简明扼要的目的是让对方尽可能快速、轻松地理解内容。因此,仅仅做到简洁是不够的,还必须做到清晰、有说服力和连贯。
通常,我们都更擅长识别他人的问题,自己发现问题难度更高。因此,不妨找值得依赖的同事或朋友一起练习。你可以尝试以越来越简洁的方式说出同一件事的不同版本。看看你能进步到什么程度。